Bắt đầu từ thẻ xác thực đang sử dụng
Phần thẻ nhìn thấy chỉ là một bộ phận của phương tiện xác thực ra vào. Cấu hình RFID bên trong phải tương thích với đầu đọc, quy trình mã hóa và quy trình vận hành hiện có của khách sạn. Thẻ đã dùng trước đó, báo cáo hệ thống hoặc xác nhận từ đơn vị phụ trách hệ thống ra vào của khách sạn thường cung cấp đủ thông tin cho bước đánh giá ban đầu.
PPH BioBoard được xác định quy cách riêng theo từng khách sạn, thay vì được giới thiệu như một mẫu thẻ bán sẵn dùng chung. Bước xác minh này giúp khách sạn tránh đặt một chiếc thẻ có hình thức đúng nhưng chưa được cấu hình cho môi trường kiểm soát ra vào hiện có.
Quy cách sản xuất
Quy cách thành phẩm
Xác nhận kích thước thẻ, khoảng độ dày, chất lượng hoàn thiện cạnh và mọi dung sai cần thiết cho máy mã hóa, thiết bị cấp thẻ hoặc khe cắm tiết kiệm điện.
Cấu hình RFID
Xác nhận cấu hình vận hành, dung lượng bộ nhớ và yêu cầu mã hóa mà khách sạn đang sử dụng. Những thông tin này phải được lấy từ thẻ xác thực hiện dùng hoặc dữ liệu hệ thống đã được kiểm chứng.
Quy cách in
Xác định thiết kế trên từng mặt, yêu cầu về màu sắc, hiệu ứng hoàn thiện, số thứ tự hoặc dữ liệu biến đổi, cùng nhu cầu sử dụng bao đựng thẻ bằng giấy đồng bộ.
Điều kiện vận hành
Ghi nhận cách thẻ sẽ được cầm, bảo quản và sử dụng để quy trình làm mẫu và phê duyệt phản ánh đúng hành trình lưu trú thực tế.
Phê duyệt hiệu năng trước khi sản xuất hàng loạt
Mẫu thực tế cần được kiểm tra về phản hồi của đầu đọc, khả năng mã hóa, độ vừa vặn, hình thức bản in và thao tác sử dụng hằng ngày. Khách sạn có nhiều điểm ra vào nên thử mẫu tại mọi vị trí liên quan, gồm phòng khách, thang máy và các khu tiện ích có kiểm soát.
Sản xuất chính thức phải tuân theo quy cách đã được phê duyệt, trong đó ghi nhận cả yêu cầu kỹ thuật lẫn yêu cầu thị giác. Nhờ vậy, việc bàn giao giữa bộ phận vận hành, thu mua, thiết kế của khách sạn và nhà sản xuất thẻ trở nên rõ ràng hơn.
- Thẻ hiện dùng hoặc quy cách ra vào đã được xác minh
- Quy cách thành phẩm cần thiết
- Quy trình mã hóa
- Thiết kế và hiệu ứng hoàn thiện
- Kế hoạch thử nghiệm tại các điểm ra vào
- Mẫu thực tế đã được phê duyệt
Những sai sót cần tránh khi xác định quy cách
Đặt hàng chỉ dựa trên hình thức
Hai chiếc thẻ có thể trông giống hệt nhau nhưng phản hồi khác nhau tại đầu đọc. Quy cách phải dựa trên thẻ xác thực hiện dùng của khách sạn hoặc thông tin hệ thống đã được kiểm chứng, tuyệt đối không dựa vào ảnh chụp hay thẻ của một khách sạn khác.
Chỉ thử nghiệm tại phòng khách
Thang máy, barie bãi đỗ xe, cửa spa và khe cắm tiết kiệm điện là những vị trí thẻ chưa được xác minh thường gặp lỗi. Mọi điểm ra vào mà khách sử dụng đều phải có trong kế hoạch thử nghiệm.
Bỏ qua hồ sơ bằng văn bản
Khi quy cách đã phê duyệt không được lập thành hồ sơ, mỗi lần đặt lại đều phát sinh rủi ro mới. Hãy lưu chung mã tham chiếu mẫu, thông tin mã hóa và nội dung phê duyệt để các đơn hàng sau lặp lại đúng cấu hình đã được kiểm chứng.
Đặt lại sau khi hệ thống thay đổi
Việc nâng cấp khóa, thay máy mã hóa hoặc thay đổi hệ thống quản lý khách sạn có thể làm thay đổi yêu cầu đối với thẻ xác thực. Sau bất kỳ thay đổi nào của hệ thống ra vào, cần xác minh lại khả năng tương thích thay vì mặc định rằng quy cách cũ vẫn phù hợp.