Materiaal en beleving door de gast
Een traditionele kaart voelt vertrouwd en glad aan en heeft zich in de dagelijkse praktijk bewezen. Een kaart op papierbasis heeft een warmer, tastbaarder oppervlak dat van nature aansluit bij hoogwaardig hoteldrukwerk en bedrukte welkomstmaterialen.
Geen van beide materialen moet uitsluitend op uiterlijk worden gekozen. De kaart moet tijdens het hele verblijf als toegangsmiddel blijven functioneren en passen binnen de processen voor verwerking, codering en opslag van het hotel.
Vergelijk de factoren die ertoe doen
Toegangsprestaties
Beide opties moeten vóór gebruik voor de huidige toegangsomgeving van het hotel worden geconfigureerd en getest.
Uitstraling van de bedrukking
Papier heeft een zichtbaar vezelig oppervlak dat doet denken aan hoogwaardig drukwerk; traditionele kaarten hebben doorgaans een gladdere, gelijkmatigere ondergrond.
Dagelijks gebruik
Beoordeel met representatieve samples hoe de kaart omgaat met buigen, schuren, vocht, opslag en de gebruikelijke verblijfsduur van een gast.
Merkbeleving
Bekijk hoe de kaart aansluit bij het receptiedrukwerk, de hoesjes, materialen op de kamer en de bredere aankomstbeleving.
Ga zorgvuldig om met milieuclaims
Een RFID-kaart is een functioneel elektronisch toegangsmiddel en niet simpelweg een vel bedrukt materiaal. Claims over recycling, biologische afbreekbaarheid, compostering of CO₂-impact moeten daarom betrekking hebben op de exacte, afgewerkte kaartopbouw en worden ondersteund door actuele documentatie.
Het duidelijke uitgangspunt van BioBoard is het FSC-gecertificeerde papiermateriaal. Elke aanvullende uitspraak over de afdankfase moet worden beoordeeld voor de specifiek geleverde kaart, de beschikbare afvalstroom en de markt waarin het hotel actief is.
Slijtvastheid tijdens een werkelijk verblijf
De praktische vraag is niet of een papieren kaart jaren meegaat, maar of deze betrouwbaar blijft werken gedurende het verblijf en bij het werkelijke aantal keren dat een gast de kaart aanbiedt. Tijdens een doorsnee verblijf wordt een kaart slechts een beperkt aantal keer bij een kaartlezer aangeboden, in een zak of portemonnee bewaard en af en toe aan vocht blootgesteld. Een goed opgebouwde kaart op papierbasis is precies voor die gebruiksduur ontwikkeld.
Hotels met een ongebruikelijk lange gemiddelde verblijfsduur, een hoge luchtvochtigheid zoals bij zwembaden en spa’s, of energiebesparingsschakelaars met een kaartsleuf moeten dit tijdens de samplefase aangeven. Die omstandigheden zijn goed te testen: het sampleproces moet ze nabootsen in plaats van te vertrouwen op algemene uitspraken van een leverancier over slijtvastheid, ongeacht het materiaal.
Aandachtspunten voor inkoop en invoering
Een overstap van materiaal hoeft niet meteen voor het hele hotel te gelden. Veel hotels voeren een kaart op papierbasis eerst voor één toepassing in — op één verdieping, tijdens een seizoen, in een zusterhotel of voor VIP- en langverblijfgasten — en breiden daarna uit zodra de receptie bevestigt dat de kaart in het dagelijks gebruik precies hetzelfde functioneert.
Vergelijk leveranciers op basis van volledige specificaties en niet alleen op de prijs per kaart: RFID-configuratie, drukuitvoering, hoesje, onderbouwing van eventuele milieuclaims en het sampleproces vóór productie. Een kaart waarvan de werking met het toegangssysteem van het hotel is gecontroleerd, is een ander product dan een visueel vergelijkbare kaart waarbij dat niet is gebeurd.
Neem de beslissing op basis van samples
- Vergelijk de tastbare beleving en bedrukking
- Test elk vereist toegangspunt
- Beoordeel het gebruik tijdens een representatief verblijf
- Bevestig de opslag- en receptiewerkwijze
- Controleer de onderbouwing van materiaalclaims
- Keur de exacte productieopbouw goed